Hôm trước khi nhìn thấy một người bạn post lên facebook phàn nàn những email ứng tuyển vào vị trị công ty bạn ấy làm việc mắc rất nhiều lỗi mặc dù có bạn đã đi làm 3-4 năm năm. Thực ra lỗi này vẫn thường xuyên xảy ra trong công việc hàng ngày, vậy một email sử dụng trong công việc nên có lưu ý những gì.
1. Địa chỉ email nên có tên/ họ rõ ràng ví dụ: hoangquan@gmail.com.vn
2. Nếu là email công ty cần có phần chữ ký điện tử thống nhất toàn công ty đơn giản, ngắn gọn, đầy đủ thông tin của cá nhân như email, vị trí, điện thoại, tên công ty, địa chỉ công ty
3. Một email gửi đi cần có đầy đủ các thông tin
- Subject/ chủ đề email: Nên đưa vấn đề cần trao đổi thành chủ đề email, ví dụ: {EXA}_Báo giá dịch vụ máy chủ đám mây EXA trueCloud. Có thể có dấu hoặc không có dấu đều được.
- Chào hỏi đầu email: Dear/ Hi/ Chào anh A
- Nội dung chính email: Nêu lên được vấn đề cần trao đổi, câu chữ ngắn gọn, đơn giản, dễ hiểu, tránh dùng các từ ngữ khó hiểu cho người đang giao dịch
- Kết thúc email: Chốt vấn đề, đưa ra thời hạn, công việc cụ thể tiếp theo/ cảm ơn/ hẹn gặp lại
4. Khi gửi email có file đính kèm không nên có dung lượng quá 2Mb thì có một số công ty chặn dung lượng giao dịch email
5. Gửi mail xong cần gọi điện báo cho người nhận check mail vì không phải ai cũng check mail thường xuyên.
6. Thống nhất font chữ, cỡ chữ cho toàn bộ email, tránh sử dụng một email có nhiều font chữ và màu sắc khác nhau.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét