Truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ là khái niệm không mới đối với mình, nhưng để hiểu thấu đáo vấn đề cũng như tại sao phải truyền thông nội bộ thực sự mình chưa được hiểu bài bản vấn đề. Cho tới hôm nay, chỉ là một buổi chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm thực tế mình mới hiểu rõ bản chất vấn đề, những gì đang diễn ra xung quanh mình đã được giải đáp.

Bắt đầu buổi chia sẻ là hình ảnh phía trên, mình đã phì cười, vì đôi khi, mình cũng làm việc theo nhóm như vậy. Thử hỏi, có ai không một lần, như thế, nhỉ!

Các doanh nghiệp hiện nay việc truyền thông nội bộ thường nằm ở bộ phận Hành Chính- Nhân sự hay chính người chủ doanh nghiệp làm việc này. Nhưng đối với các công ty lớn, thường có bộ phận truyền thông nội bộ riêng đi cùng với truyền thông bên ngoài.

Một doanh nghiệp biểu hiệu truyền thông nội chưa tốt như nhân viên thường xuyên vắng mặt trong văn phòng, đi làm nhưng không hiểu công ty đang làm gì? mình đóng góp được gì trong sự phát triển của công ty? Tinh thần làm việc kém hay công ty có tỷ lệ nhân viên nghỉ việc cao, liên tục tuyển dụng người mới. Truyền thông nội bộ yếu sẽ tác động đến hiệu quả, chất lượng làm việc trong doanh nghiệp, không có sự tương tác làm gián đoạn công việc, quá trình thay đổi nhân sự thường xuyên.

Truyền thông nội bộ thường làm theo 3 quy tắc

1. Thể hiện sự quan tâm tới nhân viên, hiểu những vấn đế vướng mắc của nhân viên để tháo gỡ kịp thời.

2. Đáp ứng các mối quan tâm của nhân viên: để nhân viên làm tốt được công việc được giao phải có sự hỗ trợ như thế nào phù hợp để nhân viên hoàn tất được công việc tốt.

3. Cho nhân viên có cơ hội tham gia vào tiến trình tham gia quyết định

Trong thời gian làm việc, mình quan sát thường nhân viên nào có sự quan tâm từ phía công ty, tương tác nhiều hơn sẽ gắn bó với công ty nhiều hơn là những nhân viên còn lại. Không tin, bạn cứ thử quan sát xem, thú vị lắm đấy. 

Để truyền thông nội bộ phải làm những gì?

Đơn giản làm lắm nhé: 

(1) Đặt mục tiêu: số lượng người nhận được thông tin truyền thông, số người tham gia vào việc truyền thông, mức độ tham gia như thế nào

(2) Xác định kênh truyền thông: Với những đối tượng như trên, thì kênh truyền thông nào hiệu quả. Đối với những công ty nhỏ có thể họp trao đổi, có sự tương tác, hoặc email... tùy thuộc vào doanh nghiệp để đưa ra kênh truyền thông hiệu quả nhất đến đối tượng cần truyền thông. Thông thường "61% nhân viên phải nghe một thông tin từ 3-5 lần thì họ mới tin". Vậy nên đừng vội vàng khi nhân viên nói mãi chưa hiểu nhé, phải nói nhiều vào đấy. Hiện nay, các kênh truyền thông hiệu quả nhất thường: Mạng nội bộ (Intranet), Email, Social, Face-to-Face

(3) Hiểu đối tượng cần truyền thông: Nội dung cần truyền thông làm sao đối tượng hướng tới hiểu một cách rõ ràng nhất,

(4) Chuẩn bị thông điệp: 

- Phù hợp với thị hiếu, 

- Video có khả năng tạo nên tác động mạnh

- Hình ảnh là rất quan trọng

(5) Thu hút người nhận: Liên quan đến việc thiết kế, cá nhân hóa, ai gửi là yếu tố quan trọng. Tổng Giám đốc gửi bao giờ cũng quan trọng và được đánh giá cao hơn.

(6) Phân tích, đo lường

(7) Công bố kết quả truyền thông

Việc này khiến mình nhớ tới tình huống nhân sự của một công ty, khi có một thông báo gửi đi liên quan đến nhân viên. Thường có việc xác nhận đã đọc phản hồi lại để biết tỷ lệ người đọc là bao nhiêu, hay đối với những công nhân trong nhà máy sẽ có xác nhận bằng văn bản về những thông báo, quy định mới của công ty, tránh trường hợp sau này phủ nhận chưa biết những thông báo mới này. Đó cũng là một hình thức đo lường, công bố kết quả sau khi truyền thông hihi.

Cách làm truyền thông nội bộ này cũng có thể áp dụng làm kế hoạch truyền thông. Gần đây mình quên mất tiêu cách làm như thế này nên đôi khi trong quá trình làm chưa thật sự hiệu quả đối với cho người tình đám mây (Cloud Server trong nước của mình).

Sau mỗi kiến thức góp nhận được, giờ mình có thể áp dụng ngay vào trong công việc. Đó là những trải nghiệm rất thú vị đối với mình, từng ngày!